¿Qué son las facturas? En términos sencillos, son documentos que registran una operación económica, como la venta de un producto, la prestación de un servicio, el pago de una renta o determinados movimientos relacionados con una transacción.
En México, cuando hablamos de una factura con efectos fiscales normalmente nos referimos al Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), el documento electrónico mediante el cual se registran fiscalmente muchas de las operaciones realizadas por personas físicas y empresas.
En Conta-Dor queremos explicar este tipo de conceptos contables y fiscales con un lenguaje sencillo, para que cualquier persona pueda comprender qué información contiene una factura, para qué sirve y qué debe revisar cuando recibe una.
Aunque solemos relacionar las facturas principalmente con el pago de impuestos, su utilidad va más allá: también permiten documentar ingresos y gastos, identificar operaciones, llevar registros contables y, cuando se cumplen los requisitos correspondientes, respaldar determinados efectos fiscales.
¿Qué son las facturas en México?
Una factura es un comprobante que contiene información sobre una operación determinada: quién la realizó, a quién se le expidió, qué producto o servicio se proporcionó, cuál fue su valor y qué impuestos estuvieron relacionados con la operación.
En México, las facturas se emiten electrónicamente mediante el sistema de CFDI.
Actualmente se utiliza el CFDI versión 4.0, que entró en vigor el 1 de enero de 2022 y se convirtió en la única versión válida a partir del 1 de abril de 2023.
Esto significa que la factura fiscal ya no es simplemente una hoja impresa. Existe como un archivo electrónico estructurado y validado conforme a las especificaciones establecidas por el SAT.
¿Qué significa CFDI?
CFDI significa Comprobante Fiscal Digital por Internet.
Es el formato utilizado en México para documentar electrónicamente operaciones con efectos fiscales. Su estructura, características y requisitos se encuentran regulados principalmente por los artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación, además del Anexo 20 y otras disposiciones fiscales aplicables.
Cuando una persona recibe una factura normalmente obtiene dos archivos:
- XML: es el archivo electrónico que contiene la información estructurada del CFDI.
- PDF: es una representación visual o impresa de esa factura.
El propio SAT distingue entre la factura electrónica en archivo XML y su representación impresa en PDF.
¿Cuál es más importante: el XML o el PDF?
Para efectos fiscales, el XML es el archivo que contiene el CFDI electrónico.
El PDF facilita que una persona pueda leer la información de la factura: conceptos, importes, impuestos, RFC, datos del receptor, folio fiscal y demás elementos.
Por ello, si utilizas facturas para llevar tu contabilidad, comprobar operaciones o integrar documentación fiscal, es recomendable conservar el XML y no únicamente el PDF.
¿Para qué sirve una factura?
Comprender qué son las facturas también implica conocer para qué se utilizan.
Una factura puede cumplir distintas funciones dependiendo de la operación y de la persona que la recibe.
Registrar ingresos
Para quien vende bienes, presta servicios o realiza una actividad económica, las facturas permiten documentar las operaciones que generan ingresos.
Estos comprobantes forman parte de la información fiscal y contable que puede utilizarse para determinar obligaciones tributarias.
Comprobar gastos
Para quien compra un producto o contrata un servicio, una factura permite documentar la erogación realizada.
Sin embargo, es importante distinguir entre tener una factura y tener derecho a una deducción fiscal.
Un CFDI no convierte automáticamente cualquier compra en un gasto deducible. Para que una erogación tenga determinados efectos fiscales deben cumplirse los requisitos previstos en las disposiciones correspondientes.
Por ejemplo, para determinadas deducciones de personas morales, la Ley del Impuesto sobre la Renta establece requisitos adicionales al simple hecho de contar con un comprobante fiscal.
Llevar un mejor control contable
Las facturas ayudan a identificar:
- Cuánto se vendió.
- Cuánto se gastó.
- A quién se compró.
- A quién se vendió.
- Qué impuestos estuvieron relacionados con una operación.
- Cuándo ocurrió la transacción.
- Qué conceptos fueron facturados.
Por esta razón son una fuente fundamental de información para la contabilidad de muchos negocios.
Acreditar determinadas operaciones
Una factura también puede servir como soporte documental de una operación y resultar útil para acreditar la adquisición de determinados bienes, comprobar gastos o respaldar ciertas garantías.
El SAT reconoce, entre otros usos, que solicitar una factura puede ayudar a hacer efectiva una garantía, acreditar la propiedad de un bien o comprobar un gasto.
¿Qué información contiene una factura?
El contenido de un CFDI depende de la operación, pero existen datos fundamentales que permiten identificar al emisor, al receptor y aquello que se está facturando.
Entre los principales elementos se encuentran:
- RFC del emisor.
- Nombre o razón social del emisor.
- Régimen fiscal del emisor.
- Folio fiscal.
- Sellos digitales.
- Lugar y fecha de expedición.
- RFC del receptor.
- Nombre o razón social del receptor.
- Código postal del domicilio fiscal del receptor.
- Régimen fiscal del receptor.
- Uso del CFDI.
- Cantidad y unidad de los bienes o servicios.
- Descripción de los conceptos facturados.
- Valor unitario.
- Importe total.
- Impuestos trasladados o retenidos cuando correspondan.
- Información relacionada con la forma y método de pago cuando sea aplicable.
Los requisitos específicos dependen del tipo de comprobante y de la operación realizada. El artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación y las reglas técnicas del CFDI establecen los elementos que deben incorporarse.
Ejemplo sencillo de una factura
Supongamos que una empresa contrata un servicio de mantenimiento.
El proveedor podría emitir un CFDI en el que se identifique:
Emisor: la persona o empresa que realizó el mantenimiento.
Receptor: la empresa que contrató el servicio.
Concepto: servicio de mantenimiento correspondiente a determinado trabajo.
Subtotal: valor del servicio antes de impuestos.
Impuestos: los que correspondan de acuerdo con la operación.
Total: importe total registrado en el CFDI.
Además, la factura incluirá datos fiscales y técnicos como el RFC, régimen fiscal, código postal, uso del CFDI, folio fiscal, fecha de emisión y sellos digitales.
De esta forma, la factura permite identificar claramente qué operación se realizó y quiénes participaron en ella.
¿Qué tipos de facturas existen en México?
El término “factura” suele utilizarse de manera general, pero dentro del CFDI existen diferentes tipos de comprobantes.
El catálogo del SAT contempla cinco tipos principales: Ingreso, Egreso, Traslado, Nómina y Pago.
CFDI de ingreso
Es uno de los comprobantes más conocidos.
Generalmente se utiliza para documentar operaciones que representan un ingreso para quien lo emite, como la venta de productos o la prestación de servicios.
CFDI de egreso
Se utiliza para documentar operaciones como devoluciones, descuentos o bonificaciones relacionadas con comprobantes previamente emitidos.
En el lenguaje cotidiano también suele relacionarse con las llamadas notas de crédito.
CFDI de traslado
Se utiliza para documentar determinados movimientos o traslados de bienes cuando corresponde hacerlo conforme a las disposiciones fiscales aplicables.
No necesariamente representa una venta ni un ingreso.
CFDI de nómina
Es el comprobante mediante el cual se documentan los pagos realizados a trabajadores por concepto de remuneraciones y otros conceptos vinculados con la nómina.
CFDI de pago
También conocido como comprobante con Complemento para recepción de pagos, se utiliza en determinadas operaciones en las que el pago se recibe después de haber emitido la factura correspondiente.
¿Una factura significa que la operación ya fue pagada?
No necesariamente.
Esta es una diferencia importante porque es frecuente pensar que tener una factura significa automáticamente que el dinero ya fue cobrado o pagado.
En los CFDI existe un campo denominado método de pago.
De manera general:
- PUE significa Pago en Una sola Exhibición.
- PPD significa Pago en Parcialidades o Diferido.
Cuando el pago se realiza posteriormente, existen casos en los que debe utilizarse PPD y posteriormente emitirse el comprobante correspondiente por la recepción del pago.
Por eso, una factura debe analizarse junto con la información relacionada con el pago y no interpretarse automáticamente como comprobante de que determinada cantidad ya fue liquidada.
¿Cuál es la diferencia entre forma de pago y método de pago?
Aunque parecen conceptos similares, no significan lo mismo.
Forma de pago
Indica cómo se realizó el pago.
Por ejemplo:
- Efectivo.
- Transferencia electrónica.
- Tarjeta.
- Cheque.
Método de pago
Indica en qué momento se liquida la operación.
Las claves más conocidas son:
- PUE: Pago en Una sola Exhibición.
- PPD: Pago en Parcialidades o Diferido.
El SAT diferencia expresamente ambos conceptos.
¿Qué datos necesito para pedir una factura?
Para solicitar una factura CFDI 4.0, el SAT señala como información necesaria del receptor:
- RFC.
- Nombre, denominación o razón social.
- Código postal del domicilio fiscal.
- Régimen fiscal.
- Uso del comprobante.
El correo electrónico puede utilizarse para recibir la factura, pero no forma parte de los datos fiscales obligatorios que el SAT señala para solicitarla.
¿Es obligatorio entregar la Constancia de Situación Fiscal para que me facturen?
No.
La Constancia de Situación Fiscal puede ser útil para consultar y verificar tus datos, pero el SAT señala que condicionar la emisión del CFDI a presentar la Constancia de Situación Fiscal o la Cédula de Identificación Fiscal es una práctica indebida.
Lo importante es proporcionar correctamente los datos fiscales requeridos.
¿Qué diferencia hay entre un ticket y una factura?
Un ticket y una factura no son necesariamente lo mismo.
El ticket que entrega un comercio normalmente funciona como comprobante de una compra y puede contener datos como:
- Fecha.
- Productos adquiridos.
- Precio.
- Total pagado.
- Información del establecimiento.
Pero ese ticket no necesariamente constituye un CFDI emitido a nombre del comprador.
Cuando el cliente solicita una factura, el establecimiento utiliza los datos fiscales correspondientes para generar el CFDI de la operación.
Por ello, guardar un ticket puede ser útil para identificar una compra o solicitar posteriormente su facturación dentro de las condiciones aplicables, pero no debe asumirse que cualquier ticket equivale a una factura fiscal.
¿Qué es una factura global?
En operaciones realizadas con el público en general puede existir una factura global.
Este mecanismo permite documentar determinadas operaciones por las cuales no se expidieron comprobantes nominativos a cada cliente, utilizando las reglas y datos establecidos para operaciones con público en general.
El Código Fiscal de la Federación contempla el uso de claves genéricas y permite al SAT establecer reglas específicas para estos comprobantes.
Es importante no confundir la factura global con un tipo adicional dentro del catálogo de tipos de comprobante. Normalmente se trata de una forma específica de documentar operaciones con público en general mediante un CFDI.
¿Una factura siempre es deducible de impuestos?
No.
Este es probablemente uno de los mitos más frecuentes sobre las facturas.
Recibir un CFDI es uno de los elementos que pueden requerirse para aplicar una deducción, pero no significa automáticamente que el gasto pueda deducirse.
Dependiendo del contribuyente, régimen, tipo de gasto e impuesto involucrado pueden existir requisitos relacionados con:
- Naturaleza del gasto.
- Actividad económica.
- Forma de pago.
- Registro contable.
- Retenciones.
- Fecha de la operación.
- Datos contenidos en el CFDI.
- Requisitos particulares establecidos en las leyes fiscales.
Por ejemplo, el artículo 27 de la Ley del Impuesto sobre la Renta establece distintos requisitos para las deducciones autorizadas de las personas morales, entre ellos contar con comprobante fiscal en los supuestos correspondientes y cumplir otras condiciones adicionales.
Por lo tanto, facturado y deducible no son sinónimos.
¿Cómo puedo saber si una factura es válida?
Una factura puede revisarse utilizando la información contenida en el CFDI y las herramientas proporcionadas por el SAT.
Entre los datos que conviene verificar están:
- RFC del emisor.
- RFC del receptor.
- Nombre o razón social.
- Folio fiscal.
- Fecha de emisión.
- Conceptos facturados.
- Importes.
- Impuestos.
- Método y forma de pago cuando correspondan.
- Estatus del CFDI.
El SAT dispone de herramientas para verificar comprobantes y consultar facturas emitidas o recibidas.
También es recomendable revisar que los conceptos realmente correspondan a la operación realizada y que los datos fiscales del receptor sean correctos.
¿Qué pasa si una factura tiene un error?
Depende del error.
Algunos datos pueden impedir desde un inicio que el CFDI se genere correctamente, mientras que otros pueden requerir la cancelación y sustitución del comprobante.
Por ejemplo, podrían existir problemas relacionados con:
- RFC incorrecto.
- Nombre o razón social incorrectos.
- Código postal equivocado.
- Régimen fiscal incorrecto.
- Uso del CFDI.
- Concepto facturado.
- Importe.
- Impuestos.
- Método de pago.
- Relación con otros CFDI.
La forma correcta de resolverlo dependerá de la operación y del error específico, por lo que no siempre basta con modificar un PDF: el comprobante fiscal electrónico correspondiente debe reflejar correctamente la operación.
¿Tienes dudas sobre una factura que recibiste o emitiste? Si tienes una factura y no entiendes alguno de sus datos, necesitas identificar qué significa un concepto del CFDI o quieres saber qué información conviene revisar, puedes enviarnos tu consulta desde nuestra sección de contacto.
La información específica de cada operación puede variar dependiendo del contribuyente, régimen fiscal y tipo de comprobante.
Conclusión
Entonces, ¿qué son las facturas? Son documentos que permiten registrar y comprobar operaciones económicas. En México, las facturas fiscales se manejan principalmente mediante el CFDI, un comprobante electrónico que contiene información sobre el emisor, receptor, conceptos, importes, impuestos y características de la operación.
Entender cómo funciona una factura permite interpretar mejor nuestros ingresos y gastos, identificar posibles errores, organizar documentación y comprender parte de la información que utiliza el sistema fiscal mexicano.
También es importante recordar que una factura no necesariamente significa que una operación ya fue pagada ni convierte automáticamente un gasto en deducible. Sus efectos dependerán de la operación realizada y del cumplimiento de los requisitos fiscales aplicables.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una factura en palabras simples?
Una factura es un documento que registra una operación económica, como la venta de un producto o la prestación de un servicio. En México, las facturas con efectos fiscales normalmente se emiten mediante CFDI.
¿Para qué sirve una factura?
Sirve para documentar operaciones, registrar ingresos y gastos, llevar control contable y respaldar determinados efectos fiscales cuando se cumplen los requisitos correspondientes.
¿Qué es el CFDI de una factura?
El CFDI es el Comprobante Fiscal Digital por Internet utilizado en México para documentar electrónicamente operaciones con efectos fiscales.
¿Cuál es la factura válida, el XML o el PDF?
El CFDI electrónico se encuentra en el archivo XML. El PDF es la representación impresa o visual que facilita la lectura de la información contenida en la factura.
¿Necesito mi Constancia de Situación Fiscal para pedir una factura?
No es obligatorio entregar la Constancia de Situación Fiscal. Debes proporcionar correctamente RFC, nombre o razón social, código postal fiscal, régimen fiscal y uso del CFDI. El SAT considera indebido condicionar la emisión de una factura a la entrega de la constancia.
¿Todas las facturas se pueden deducir?
No. Contar con una factura no significa automáticamente que un gasto sea deducible. Deben cumplirse los requisitos fiscales que correspondan al contribuyente y a la operación.
¿Una factura demuestra que ya se realizó el pago?
No siempre. Una factura puede manejar método de pago PUE o PPD dependiendo de cuándo se liquide la operación, y en determinados casos se emite posteriormente un complemento de recepción de pagos.
¿Qué tipos de CFDI existen?
El catálogo del SAT contempla los tipos Ingreso, Egreso, Traslado, Nómina y Pago.